Turvajärjestelmien dokumentaatio on tärkeä osa Capconin palvelukokonaisuutta. Ajantasainen ja laadukas dokumentaatio helpottaa ja nopeuttaa niin asennus- kuin huoltotöitäkin. Myös kiinteistön omistaja hyötyy siitä, että kiinteistön turvajärjestelmien tiedot on kirjattu kattavasti ylös.
Mitä dokumentoidaan?
Dokumentoimme kaikki tekemämme asennustyöt perusteellisesti. Dokumentaatio sisältää kohde- ja yhteystietojen lisäksi tarkan selvityksen käytössä olevista järjestelmistä, laitekannasta ja laitteiden sijainnista. Piirrämme jokaisesta kohteesta pohjapiirroksen, johon merkataan laitteiden sijainnit sekä kaapelointien sijainnit. Teksti- ja piirrosmuotoisen materiaalin lisäksi dokumentaatio sisältää tarvittaessa myös valokuvia. Tämä auttaa asentajia esimerkiksi tilanteissa, joissa laitteen sijainti on vaikeaa hahmottaa pelkästä piirustuksesta. Dokumentaation tarkempi tyyli ja dokumenttien arkistointi määrittyy asiakkaan standardien mukaan.
Joissakin tapauksissa asiakkaillamme saattaa olla kiinteistössään jo aiemmin asennettuja turvajärjestelmiä, mutta niiden dokumentaatio ei ole ajan tasalla – tai sitä ei ole ollenkaan. Tällöinkin kartoitamme koko kohteen ja dokumentoimme paitsi tekemämme uudet asennukset, myös jo entuudestaan olemassa olevat järjestelmät ja laitteistot. Näin koko kiinteistön tiedot saadaan kerralla ajantasaisiksi.
Luomme kattavat raportin myös kaikista tekemistämme huoltotöistä. Huoltoraporteista asiakas näkee tarkasti tehdyt toimenpiteet, ja samalla mahdolliset muutokset ja havainnot tallentuvat tietokantaan.
Laadukas dokumentaatio säästää aikaa ja rahaa
Laadukkaan dokumentaation hyödyt tulevat selvästi esiin esimerkiksi huoltopyynnöissä. Esimerkkitapaus voisi olla sellainen, jossa asiakkaamme tekee meille huoltopyynnön puhelimitse. Voimme jo puhelun aikana etsiä kohteen tiedot tietokannasta ja selvittää hyvin pitkälle, millaisessa laitteessa huollontarve esiintyy. Kun laitteen malli ja sovellusversio on tiedossa jo etukäteen, osaa paikan päälle suuntaava asentaja varautua tarvittavin resurssein. Tämä kaikki nopeuttaa työtehtävien suorittamista ja säästää niin meidän kuin asiakkaammekin aikaa.
Samalla periaatteella dokumentaatio on hyödyksi myös tarjousten tekemisessä. Kun dokumentaatio on kunnossa, meidän ei tarvitse lähteä käymään kohteessa, vaan tarjous ja tarkka hinta on mahdollista laskea pelkästään piirustusten pohjalta. Dokumentaatio jouhevoittaa myös itse asennustöitä. Jos asiakkaamme tarvitsee esimerkiksi lisää valvontakameroita tai kulunhallintajärjestelmillä varustettuja ovia, näemme tietokannastamme nopeasti, onko työ mahdollista suorittaa nykyisten järjestelmien puitteissa, vai tarvitaanko kohteeseen vaikkapa lisää kapasiteettia ja lisenssejä. Mikäli näin on, osaamme tilata tarvittavat materiaalit ennen kuin asentajamme lähtee paikan päälle.
Kattava dokumentointi on kaikkien osapuolten etu
Dokumentaation olemassaolo ei ole turva-alalla normi. Me Capconilla olemme halunneet ottaa dokumentaation osaksi palvelukattaustamme ja panostaa siihen. Laadukas dokumentaatio on kaikkien osapuolten etu, ja säästää sekä aikaa että resursseja.
